PREAMBULE
Les applications numériques, le développement de l’e-administration et de ses procédures dématérialisées connaissent un accroissement considérable et concernent désormais tous les aspects de la vie quotidienne. Ces deux phénomènes constituent de nouveaux moyens pour la modernisation de l’action publique mais soulèvent également de nombreuses questions quant à la protection des données personnelles, qui peuvent être affichées, stockées et utilisées, contre des dangers comme les cyberattaques ou la récupération des données par des tiers non autorisés (publicitaires…).
Tout le monde est de plus en plus soucieux de la manière dont ses données personnelles sont récupérées et traitées. Ainsi les nouveaux services numériques, pour qu’ils soient utilisés avec la confiance des citoyens doivent répondre à un certain nombre d’exigences quant à la protection de ces données dont la sécurité et l’information aux usagers sont deux composantes essentielles.
C’est dans cette optique qu’un nouveau texte européen est entré en vigueur, le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (dit RGPD) du 25 mai 2018 qui a été complété par la Loi Informatique et Libertés modifiée par la loi du 20 juin 2018. Ces textes viennent renforcer les obligations de transparence, d’information et les droits des personnes dans le traitement de leurs données personnelles.
La ville ou commune de l’UDM 24 est pleinement concernée par cette législation nouvelle puisqu’elle gère de nombreuses données personnelles permettant de vous identifier, soit dans le cadre de la réalisation de ses missions de services publics soit pour répondre à des obligations légales (gestion du territoire, état civil, recensement de la population, etc…).
Cette charte relative à la politique de protection des données personnelles vous informe sur la manière dont nous recueillons, traitons vos données et sur les moyens mis en oeuvre pour s’inscrire dans le cadre des principes d’éthique et de transparence qui guident l’action municipale dans le traitement des données personnelles.
PERIMETRE
Cette charte s’applique aux services et aux établissements publics des villes ou communes de l’UDM 24 ».
PRINCIPES ET OBJECTIFS
La présente charte établit une politique de gestion des données à caractère personnel reposant sur cinq principes :
- La prise en compte des règles de protection des données lors de la conception de produits et services informatiques destinés à traiter des données personnelles ;
- Le contrôle du respect des obligations légales pendant toute la durée de vie des traitements de données et être en mesure d’en prouver le respect ;
- La réduction de la collecte des données à son strict nécessaire selon le principe de « minimisation » des données traitées ;
- La transparence traduite par la tenue d’un registre communicable répertoriant les traitements de données à caractère personnel ;
- L’exercice simplifié des droits reconnus aux citoyens sur leurs données personnelles.
RESPONSABILITE
Le responsable de traitement est la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui détermine les finalités et les moyens de traitements des données personnelles.
Le traitement est une action de gestion des données personnelles comme la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation ou la suppression (…).
Le Maire de la commune (ou ville) de l’UDM 24 est le responsable de traitement de vos données personnelles.
FINALITES DE LA COLLECTE DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL La commune de XXX détermine précisément les finalités pour lesquelles elle recueille des données à caractère personnel dans le cadre de ses compétences et des besoins de services.
Ces finalités peuvent :
- être imposées légalement
- par exemples pour réaliser les actes de l’état civil (carte d’identité, livret de famille…) ou l’instruction de vos demandes d’urbanisme, d’aides sociales (…) ou encore pour l’organisation des élections.
- avoir pour but d’assurer une mission de service public en réponse aux besoins de la population.
- par exemple les inscriptions scolaires, les cantines, ou les activités de loisirs etc…
- être prises dans le cadre d’un contrat
- par exemple les locations de matériels ou de salles.
- reposer sur votre consentement. Ici il s’agit de certains cas où le traitement vous est proposé pour la réalisation d’un service spécifique. Vous avez donc la possibilité de retirer votre consentement à tout moment en vous adressant au service concerné.
- par exemple lorsque vous vous abonnez à une lettre d’information (lettre de la commune, newsletter) ou à des listes de diffusion.
DESTINATAIRES DES DONNEES
Dans le cadre de nos missions de service public, vos données sont exclusivement destinées aux services qui instruisent vos demandes et, en tout ou partie, aux services gestionnaires de la commune de l’UDM 24 si nécessaire (au service comptabilité par exemple pour la facturation).
Cependant vos données peuvent être communiquées à des organismes tiers, services extérieurs ou autres administrations (trésoreries, caisses d’Allocations familiales, préfecture…) en fonction des besoins des services rendus et des obligations légales.
Aucun transfert de données n’est effectué hors de l’Union Européenne.
LIMITATION DE LA COLLECTE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
En application du principe de « minimisation » des données mentionné dans le RGPD, la commune de l’UDM 24 se limite au recueil des données à caractère personnel autorisées par les textes et indispensables à la réalisation des finalités qu’elle a déterminées. La commune met en oeuvre les moyens nécessaires pour vérifier l’utilisation limitée et éthique des données personnelles de ses administrés.
DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES PERSONNELLES
Vos données personnelles sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales en vigueur ou pendant la durée nécessaire à l’atteinte des finalités visées lors du recueil des données et de leur enregistrement.
Cette durée vous est communiquée, lors du recueil de vos données, soit directement lorsqu’elle est connue précisément soit il vous est indiqué la manière dont cette durée est déterminée.
Au terme du traitement, la commune de l’UDM 24 peut soit archiver, supprimer ou anonymiser vos données personnelles.
L’archivage des données peut être réalisé conformément à des obligations légales ou à des besoins juridiques. Par exemple en matière d’état civil.
PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
Afin de lutter contre tout risque de violations de données, la commune de l’UDM 24 a mis en place, conformément au RGPD, des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles :
- La désignation d’un Délégué à la Protection des Données chargé de veiller en toute indépendance au respect par l’administration municipale des règles de protection des données.
- La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données.
- La formation et la sensibilisation du personnel communal à la protection des données.
- La mise en oeuvre d’une politique générale de sécurité informatique par le biais d’une charte informatique.
- L’exigence que les sous-traitants présentent des garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.
EXERCICE DES DROITS
Vous pouvez, accéder et obtenir une copie des données vous concernant, vous opposer au traitement de ces données, les faire rectifier ou les faire effacer (sauf obligations légales ou besoins d’archivage dans l’intérêt public).
Pour cela le service qui recueille vos données vous informe au préalable du caractère obligatoire ou facultatif de la transmission des informations demandées ainsi que des conséquences si celles-ci ne sont pas fournies.
Vous disposez également d’un droit à la limitation du traitement qui a pour objet de geler temporairement l’utilisation de certaines de vos données.
Il peut être utilisé si vous contestez l’exactitude des données utilisées par la commune ou que vous vous opposez à ce que vos données soient traitées. Dans ce cas la loi autorise la commune à procéder à une vérification ou à l’examen de votre demande durant un certain délai. Pendant ce délai, vous avez la possibilité de demander à la commune de geler l’utilisation de vos données. Concrètement, la commune ne devra plus utiliser les données mais devra les conserver.
Inversement, vous pouvez demander directement la limitation de certaines données dans le cas où la commune souhaite elle-même les effacer. Cela vous permettra de conserver les données par exemple afin d’exercer un droit.
Il existe des limites à ce droit, la commune doit vous informer que la limitation de l’utilisation de vos données est bien effective.
Dès lors que l’utilisation de vos données a été « gelée », celles-ci ne peuvent être utilisées que dans les cas suivants :
- vous avez donné votre accord ;
- pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice,
- pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale,
- ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.
Si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez vous adresser soit en mairie de la commune de l’UDM 24 en remplissant un formulaire dédié ou à l’Agence Technique Départementale de la Dordogne (ATD24) désignée comme délégué à la protection des données pour la commune, située 2 place Hoche à PERIGUEUX (24000) ou à l’adresse électronique dpd.mutualise@atd24.fr
Pour répondre à votre demande nous pourrons vérifier votre identité et vous demander, si nécessaire, davantage d’informations car vous seul pouvez exercer vos droits sur les données qui vous sont propres et celles des enfants mineurs dont vous êtes responsable.
Les services mentionnés s’efforceront de vous répondre dans les meilleurs délais, conformément à la réglementation soit 1 mois à compter de la réception de la demande et prolongation possible de 2 mois avec information motivée du demandeur avant la fin du délai d’1 mois indiqué.
En cas de non réponse ou de réponse insatisfaisante des services, vous pouvez porter une réclamation auprès de la CNIL sous forme d’une plainte à l’adresse suivante : https://cnil.fr/fr/plaintes.
De la même façon, si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données n’ont pas été respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
MISE A JOUR DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
La présente politique est susceptible de faire l’objet d’éventuelles mises à jour.
Il vous appartient de la relire régulièrement afin d’en être informé.
COOKIES
Un cookie est un petit fichier stocké par un serveur dans le terminal (ordinateur, téléphone, etc.) d’un utilisateur et associé à un domaine web (c’est à dire dans la majorité des cas à l’ensemble des pages d’un même site web). Ce fichier est automatiquement renvoyé lors de contacts ultérieurs avec le même domaine.
Les cookies ont de multiples usages : ils peuvent servir à mémoriser votre identifiant client auprès d’un site marchand, le contenu courant de votre panier d’achat, la langue d’affichage de la page web, un identifiant permettant de tracer votre navigation à des fins statistiques ou publicitaires, etc.
Il existe plusieurs types de cookies :
- Les cookies « nécessaires », internes, permettent d’enregistrer des informations entre deux consultations d’un même site web sur un même appareil. Ils permettent d’enregistrer un panier d’achat, des identifiants de connexion ou encore des éléments de personnalisation de l’interface. Ils ne requièrent pas de consentement de la part de l’utilisateur.
- Les cookies « statistiques » permettent de suivre les actions d’un internaute sur un site web. Lorsque les statistiques sont anonymes (c’est-à-dire ne permettent pas de retrouver une personne), le consentement de l’utilisateur n’est pas nécessaire.
- Les cookies « internes » ou « first-party » sont déposés par le site consulté. Ils peuvent être déposés en plus des cookies nécessaires et peuvent être utilisés pour collecter des données personnelles, suivre le comportement de l’utilisateur et servir à des finalités publicitaires.
- Les cookies dits « tiers », « tierce partie » ou « third party » sont des cookies déposés par (ou pour) un site B (souvent une régie publicitaire) sur un site A : cela permet au site B de voir quelles pages ont été visitées sur le site A par un utilisateur et de collecter des informations sur lui.
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